会社の忘年会で幹事の心得は?準備のコツって?

ええっと、まずお店を選んで・・・日にちを決めて
・・・参加者をまとめて・・

ああーん、やることが多くて荷が重ーい・・・

どうす兵衛(どうすべい)さん、どしたの?

あー、ちゅうべいさん、いいところに!
助けてくださーい!!

いいよ、どんなこと?

わたし、今年入社した新入社員なんですけど、
忘年会の幹事、任されちゃって・・・

そりゃ、大変だ

ちゅうべいさん、人事みたいに言わないで下さい!

ごめんごめん、
それじゃ、忘年会の幹事さんが気をつける
ポイントを教えてあげる

ええっと、けっこう沢山あるから
2回に分けるね

まずは、準備編ということで・・・

スポンサードリンク

会社の忘年会での幹事の心得

アンケートをとっても、
忘年会の幹事さんがやるメインのお仕事は

「1次会のお店選び」90%、

「参加者の取りまとめ」85%、

「日程調整」81%

だから、みんなほとんど準備が大事って
考えてるんだ

「段取り8分」って、よく言うけど
これは、段取りをきちんとすれば、
物事の8割は終わってるって意味なの。

だから、どうすべいさん、事前の準備に
力を入れてみてね!

どうすべい:はい!

この、準備段階で気をつけることは

①早め早めに!

当然、混みあうのが予想できるから、
ぐずぐずすると、やるお店がなくなっちゃった
なんてこともあるし、

参加する人だって忙しいシーズンだから、
余裕を持って予定を立ててあげるのが思いやり。

②自分の判断で決めずに、聞く

当然、いろいろなことを決めていくのが準備だけど、
できる限り先輩や上司(時にはアンケートって形でみんなにも)
意見を聞くのが大切!

後で、突っ込まれないためにもね

③決めたらいちいち会社に報告!

これも、②と同じ意味

後で「聞いてなかった!」なんて怒られるのは
ばからしいもんね

忘年会で幹事がする準備①

忘年会の準備で決めていく手順は
(状況によっては、順番が前後することもあると思うけど)

①日程
②会費・予算
③店選び
④告知・連絡募集
⑤予約・オーダー

になるかな

①日程

日程を決めるときに、
まず抑える最重要ポイントは・・・・

社長や役付きの人たちの予定

これを最優先で決める

次に、

業務になるべく支障がでない日程
みんながなるべく参加できる日程

を考慮して決めるといい

忘年会で、一番混むのは12月の2週目から3週目で
なかでも水曜日と金曜日に集中するんだ

だから、
例えば月曜あたりは空いていて穴場だけど、
会社の雰囲気によっては「週はじめから宴会?」
って突っ込まれるかもしれないから注意

あと、家族持ちの社員さんなんかの場合
家の用事で年の瀬は忙しくなるから
あまり、押し迫ってじゃないほうがいいよ

日程はみんなにヒアリングしてからって考え方もあるけど
ちゅうべいはおススメしません
(全員が納得する予定を立てるのは不可能だから)

もし聞くなら、
「いつといつではどちらがいいですか?」って
しぼって聞けばいいんじゃないかな

②会費(予算)

決めてく手順(例)としては

まず、
会社が負担してくれる費用があるかを確認する

次に、その費用を考慮に入れて

だいたいの一人当たりの会費を

①料理代(追加を考慮して、お店に言う金額より2割くらい多めに)
②余興代(景品代や小道具代なんか)

で設定する

スポンサードリンク

もし、男女で金額を変えるならそれも決める

会費を通知する際は、

「追加は別徴収になることもある」
「2次会は別料金」

なんかも言っておくといい

参考までに
アンケートによると、仕事関係の忘年会の会費は
4,000円から5,000円の間くらいがいいっていう
意見が多いみたい

あと、しつこいけど
決めたら報告しておくと無難

もうひとつ大事なこと!

当日は、進行に取り紛れて集金がしずらい

だから、
できれば事前にお金は集めておければBEST!

忘年会で幹事がする準備②

 

③お店選び

選ぶポイントは

①予算に合うところ
②参加人数がちゃんと入るか
③参加者ができるだけアクセスしやすいか

もし、時間的に余裕があるなら
上の条件で候補を絞ってアンケートを
取れればBEST!

社長や上司の人も、きっと楽しそうに答えてくれると思う

大事なことは、
ネットなんかだけで調査するんでなく
実際にお店に連絡して、話しながら進めていくこと

もちろん、下見は必須!!

ネットの写真はだいたい実際よりよく撮れているもんだし、

行ってみたら
「あれ?こんなに狭かったっけ?」
なんてことも

あと、決まったら、報告ね・・しつこい?

④連絡・募集

いろいろ決まって、みんなに募集ができるようになったら
書面やメールで連絡・告知して参加確認します。

その際、日時・会場(お店)・参加費をきちんと伝えてね

あと、参加不参加はいつまでにって
はっきり区切らないと、
遅れ遅れになっちゃうから注意してね

⑤予約

予約は普通、1ヶ月前には入れておくのがBEST

お店側も、10月早々には受け付けを始めるんだ

っていうことは、もし12月半ばに開くとしたら
ここまでの事を11月半ばには決まっていないと
いけないっていうこと

幹事さんは忙しいよね

ただ、
準備が出遅れてて、
もし大まかな参加人数の予測がつくなら
募集前でも予約を入れてしまったほうがいい

予約には、お店側に

①日時・人数・一人当たりの料理代(多目ではない元費用)
②実際の料理
③ドリンクはどうするか

を伝えること

相手の名前もきちんと確認して、
後で言った言わないがないように注意してね

あと、大事なのは
キャンセル料の金額や
かかってくるタイミングを確認しておくように

⑥席順

意外と大事なのが席順!

これを、考えないでいい加減にすると、
宴会が盛り上がらないなんてこともあるから
要注意!

結婚式なんかじゃないんで、
一人ひとり場所を決めるまではしなくていいけど、

どう座るかのルール
(あえてシャッフル/部・課毎/フリーなど)
くらいは決めておいたほうがいいよ

席順は、後で催す予定の余興に関係させてもいいし、
一回フリーに座ってもらって、
席順決め自体をくじなんかで
余興ゲームにしちゃう手もある!

で、どおよ?

ちゅうべいさん、ありがとうございました!

でも、忘年会の準備って、
こんなにあるんですね!

うん、だから準備をきちんとやっておけば・・・

成功間違いなしですよね!

うん、くれぐれも
「早めで、報告」を心がけてね

はい!

次回は、
忘年会を進めて行く上での注意点
やるから

よろしくお願いします!

スポンサードリンク

おすすめ記事

  • Pocket
  • LINEで送る
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

コメントを残す




関連記事

冬の手汗を改善するには?その方法や食生活って?
卒業式で袴はレンタルと購入どちらがいい?相場や着付けは?
雪かきでスコップの使い方は?除雪や融雪剤のポイントは?
喪中で初詣はダメ?忌中は?お寺はどれ?
クリスマスウェディングのウェルカムボードでアイデアや装飾は?
赤ちゃんにこたつは危ない?低温やけどや熱の影響って
ハロウィンで子供の衣装を手作りや百均で用意するには?
ハロウィン飾りつけでかぼちゃの作り方って?保存はどうすれば?
七五三で女の子の髪型は?簡単アレンジって?自分でやるには?
ウェルカムボードの手作りアイデアで簡単なものは?IKEAは使える?
授乳中にインフルエンザに感染したら薬の影響は?
雪かきで道具の種類やおすすめって?スコップやラッセルは?
クリスマスプレゼントで男性の30代には?ランキングや本音って?
初詣はいつまで?やっぱり元日?いつでもいい?
スマホでクリスマスカードのアプリは? LINEやメールでは?

Menu

HOME

TOP