ええっと、まずお店を選んで・・・日にちを決めて
・・・参加者をまとめて・・
ああーん、やることが多くて荷が重ーい・・・
どうす兵衛(どうすべい)さん、どしたの?
あー、ちゅうべいさん、いいところに!
助けてくださーい!!
いいよ、どんなこと?
わたし、今年入社した新入社員なんですけど、
忘年会の幹事、任されちゃって・・・
そりゃ、大変だ
ちゅうべいさん、人事みたいに言わないで下さい!
ごめんごめん、
それじゃ、忘年会の幹事さんが気をつける
ポイントを教えてあげる
ええっと、けっこう沢山あるから
2回に分けるね
まずは、準備編ということで・・・
会社の忘年会での幹事の心得
アンケートをとっても、
忘年会の幹事さんがやるメインのお仕事は
「1次会のお店選び」90%、
「参加者の取りまとめ」85%、
「日程調整」81%
だから、みんなほとんど準備が大事って
考えてるんだ
「段取り8分」って、よく言うけど
これは、段取りをきちんとすれば、
物事の8割は終わってるって意味なの。
だから、どうすべいさん、事前の準備に
力を入れてみてね!
どうすべい:はい!
この、準備段階で気をつけることは
①早め早めに!
当然、混みあうのが予想できるから、
ぐずぐずすると、やるお店がなくなっちゃった
なんてこともあるし、
参加する人だって忙しいシーズンだから、
余裕を持って予定を立ててあげるのが思いやり。
②自分の判断で決めずに、聞く
当然、いろいろなことを決めていくのが準備だけど、
できる限り先輩や上司(時にはアンケートって形でみんなにも)
意見を聞くのが大切!
後で、突っ込まれないためにもね
③決めたらいちいち会社に報告!
これも、②と同じ意味
後で「聞いてなかった!」なんて怒られるのは
ばからしいもんね
忘年会で幹事がする準備①
忘年会の準備で決めていく手順は
(状況によっては、順番が前後することもあると思うけど)
①日程
②会費・予算
③店選び
④告知・連絡募集
⑤予約・オーダー
になるかな
①日程
日程を決めるときに、
まず抑える最重要ポイントは・・・・
社長や役付きの人たちの予定
これを最優先で決める
次に、
業務になるべく支障がでない日程
みんながなるべく参加できる日程
を考慮して決めるといい
忘年会で、一番混むのは12月の2週目から3週目で
なかでも水曜日と金曜日に集中するんだ
だから、
例えば月曜あたりは空いていて穴場だけど、
会社の雰囲気によっては「週はじめから宴会?」
って突っ込まれるかもしれないから注意
あと、家族持ちの社員さんなんかの場合
家の用事で年の瀬は忙しくなるから
あまり、押し迫ってじゃないほうがいいよ
日程はみんなにヒアリングしてからって考え方もあるけど
ちゅうべいはおススメしません
(全員が納得する予定を立てるのは不可能だから)
もし聞くなら、
「いつといつではどちらがいいですか?」って
しぼって聞けばいいんじゃないかな
②会費(予算)
決めてく手順(例)としては
まず、
会社が負担してくれる費用があるかを確認する
次に、その費用を考慮に入れて
だいたいの一人当たりの会費を
①料理代(追加を考慮して、お店に言う金額より2割くらい多めに)
②余興代(景品代や小道具代なんか)
で設定する
もし、男女で金額を変えるならそれも決める
会費を通知する際は、
「追加は別徴収になることもある」
「2次会は別料金」
なんかも言っておくといい
参考までに
アンケートによると、仕事関係の忘年会の会費は
4,000円から5,000円の間くらいがいいっていう
意見が多いみたい
あと、しつこいけど
決めたら報告しておくと無難
もうひとつ大事なこと!
当日は、進行に取り紛れて集金がしずらい
だから、
できれば事前にお金は集めておければBEST!
忘年会で幹事がする準備②
③お店選び
選ぶポイントは
①予算に合うところ
②参加人数がちゃんと入るか
③参加者ができるだけアクセスしやすいか
もし、時間的に余裕があるなら
上の条件で候補を絞ってアンケートを
取れればBEST!
社長や上司の人も、きっと楽しそうに答えてくれると思う
大事なことは、
ネットなんかだけで調査するんでなく
実際にお店に連絡して、話しながら進めていくこと
もちろん、下見は必須!!
ネットの写真はだいたい実際よりよく撮れているもんだし、
行ってみたら
「あれ?こんなに狭かったっけ?」
なんてことも
あと、決まったら、報告ね・・しつこい?
④連絡・募集
いろいろ決まって、みんなに募集ができるようになったら
書面やメールで連絡・告知して参加確認します。
その際、日時・会場(お店)・参加費をきちんと伝えてね
あと、参加不参加はいつまでにって
はっきり区切らないと、
遅れ遅れになっちゃうから注意してね
⑤予約
予約は普通、1ヶ月前には入れておくのがBEST
お店側も、10月早々には受け付けを始めるんだ
っていうことは、もし12月半ばに開くとしたら
ここまでの事を11月半ばには決まっていないと
いけないっていうこと
幹事さんは忙しいよね
ただ、
準備が出遅れてて、
もし大まかな参加人数の予測がつくなら
募集前でも予約を入れてしまったほうがいい
予約には、お店側に
①日時・人数・一人当たりの料理代(多目ではない元費用)
②実際の料理
③ドリンクはどうするか
を伝えること
相手の名前もきちんと確認して、
後で言った言わないがないように注意してね
あと、大事なのは
キャンセル料の金額や
かかってくるタイミングを確認しておくように
⑥席順
意外と大事なのが席順!
これを、考えないでいい加減にすると、
宴会が盛り上がらないなんてこともあるから
要注意!
結婚式なんかじゃないんで、
一人ひとり場所を決めるまではしなくていいけど、
どう座るかのルール
(あえてシャッフル/部・課毎/フリーなど)
くらいは決めておいたほうがいいよ
席順は、後で催す予定の余興に関係させてもいいし、
一回フリーに座ってもらって、
席順決め自体をくじなんかで
余興ゲームにしちゃう手もある!
で、どおよ?
ちゅうべいさん、ありがとうございました!
でも、忘年会の準備って、
こんなにあるんですね!
うん、だから準備をきちんとやっておけば・・・
成功間違いなしですよね!
うん、くれぐれも
「早めで、報告」を心がけてね
はい!
次回は、
「忘年会を進めて行く上での注意点」
やるから
よろしくお願いします!